Studiu la un an de e-FACTURA: 55% din companii consideră tranziția provocatoare, dar gestionabilă, 18% au dificultăți majore. Ce vor de la autorități

Aproximativ 150 de companii din România, printre care și corporații multinaționale, care generează câteva zeci de milione de facturi, au raportat, conform unui studiu lansat luni, un grad ridicat de adopție, dar și provocări și, în câteva cazuri, dificultăți insurmontabile în implementarea facturii electronice. Aceasta a fost introdusă obligatoriu între companii acum un an de România, unul dintre primele state la nivel european care și-au asumat acest demers, ce urmează să fie adoptat la nivelul UE până în 2035.

Odată cu implementarea e-Factura, companiile au observat o serie de beneficii, dar s-au lovit și de multe dificultăți, arată un studiul „Un an de e-Factura în România”, realizat de Profluo, companie românească specializată în automatizarea proceselor financiar-contabile cu ajutorul Inteligenței Artificiale, care analizează modul în care mediul de business a resimțit primul an de obligativitate a facturării electronice.

Potrivit studiului, principalele beneficii pe care le resimt companiile după adoptarea facturii electronice sunt reducerea erorilor de facturare (36%), procesarea mai rapidă a documentelor (31%) și scurtarea timpilor de raportare financiară (20%).

Studiul a evidențiat o adopție ridicată a facturării electronice în rândul companiilor mari, dar și provocări legate de implementare, integrare și automatizarea fluxurilor. Totodată, se conturează o cerere tot mai mare pentru soluții de facturare complet integrate, arată studiul citat.

Astfel, 88% dintre respondenți consideră e-Factura un demers atât util, cât și necesar, însă gradul de dificultate în implementare a variat.

• Aproximativ jumătate (55%) dintre companii au descris tranziția ca fiind gestionabilă, dar provocatoare. Acestea sunt în general companii digitalizate și sprijinite de furnizori externi.
• Aproape o cincime (18%) au raportat dificultăți majore în procesul de implementare.

Totuși, nivelul de scepticism rămâne ridicat în ceea ce privește obiectivele comunicate de autoritățile fiscale – în special ideea că e-Factura va reduce semnificativ deficitul de TVA al României (în prezent cel mai mare din UE) și va simplifica raportarea fiscală, au transmis autorii studiului.

Pasul următor: automatizarea completă a proceselor financiare

Studiul evidențiază clar avantajul competitiv al companiilor digitalizate. Deși procesul de implementare a fost dificil pentru o parte dintre organizații, beneficii precum reducerea erorilor și accelerarea procesării sunt deja vizibile, iar automatizarea s-a dovedit a fi nu doar utilă, ci esențială pentru adaptarea la noile cerințe fiscale.

„Primul an de facturare electronică în România a fost o perioadă intensă de adaptare și învățare pentru companii. e-Factura a reprezentat un moment de cotitură în procesul de digitalizare financiară, iar studiul nostru confirmă acest lucru: organizațiile care au investit în soluții automatizate au câștigat timp, acuratețe și eficiență operațională”, a declarat Bogdan Năforniță, CEO & Co-Founder Profluo, care consideră că următorul pas firesc pentru organizații este automatizarea completă a proceselor financiare.

Beneficiile resimțite de mediul de afaceri

Studiul a identificat următoarele beneficii principale pentru companii, după primul an de utilizare a e-Factura:

• mai puține erori de facturare (36%)
• procesarea mai rapidă a documentelor (31%)
• reducerea timpului necesar pentru raportarea financiară (20%).

Doar 4% au menționat reducerea costurilor de procesare ca beneficiu, ceea ce sugerează că organizațiile apreciază mai mult eficiența operațională decât economiile directe, potrivit autorilor.

Provocări tehnice și operaționale

În ceea ce privește provocările întâmpinate de companii în tranziția către e-Factura, 35% au perceput întregul proces ca fiind complicat tehnic, 32% au semnalat costurile ridicate de implementare, iar 21% au remarcat o creștere a complexității în procesele comerciale uzuale. De asemenea, 18% dintre companii au raportat fluxuri interne de aprobare mai greoaie.

La nivel tehnic, 55% dintre respondenți au menționat probleme legate de disponibilitatea sau accesul la portalul public al autorității fiscale, 50% au întâmpinat dificultăți de integrare cu sistemele interne, 35% au avut nevoie de actualizări frecvente ale soluțiilor software utilizate, iar 35% au întâmpinat dificultăți în înțelegerea cerințelor legislative și tehnice.

Impactul asupra relațiilor de business și gradul de automatizare

Potrivit studiului citat, tranziția la e-Factura a avut efecte variate asupra relațiilor de business. În timp ce 38% dintre companiile respondente nu au observat schimbări semnificative în colaborarea cu partenerii, 24% au raportat un impact negativ, precum întârzieri sau dificultăți de aliniere. Doar 15% au remarcat îmbunătățiri în transparență și fluxuri.

Totodată, 82% dintre companii folosesc în prezent soluții de automatizare a facturării electronice.

Cele mai apreciate funcționalități sunt:

• Automatizarea procesării facturilor – 63%
• Integrarea cu sistemele interne existente – 57%
• Monitorizarea în timp real a fluxurilor de facturare – 53%

Majoritatea companiilor se așteaptă ca aceste soluții să reducă intervenția umană (63%) și să îmbunătățească eficiența operațională (62%).

Analiza arată că firmele cu volume mari de documente sunt mai deschise să investească în soluții avansate de automatizare și integrare ERP, pentru a asigura conformitatea și eficiența proceselor.

În schimb, companiile cu volume mai mici – care procesează sub 500 de facturi lunar – se bazează frecvent pe software de contabilitate de bază sau metode manuale. Deși presiunea pentru digitalizare este mai redusă în aceste cazuri, beneficiile automatizării, precum reducerea erorilor și conformitatea cu reglementările fiscale, rămân relevante.

Ce așteaptă companiile de la autoritățile fiscale

Potrivit respondenților, având în vedere amploarea transformării aduse de facturarea electronică, instituțiile publice care coordonează astfel de inițiative trebuie să respecte standarde ridicate de guvernanță și comunicare.

• Conform studiului, mediul de afaceri are următoarele așteptări din partea autorităților fiscale:
• Claritate – definirea clară a obiectivelor, a domeniului de aplicare și a termenelor, cu mult timp înainte de implementare
• Pregătire tehnică – alocarea unui interval suficient pentru testare și implicarea timpurie a părților interesate
• Transparență – raportarea periodică a progresului și evaluarea rezultatelor în raport cu obiectivele comunicate

Și mai concret, companiile vor mai multă seriozitate cu privire la rolul asumat, de actor central al proceselor de facturare din România, respectiv:

• Disponibilitate și reziliență crescută a SPV – 69%
• Cerințe legislative simplificate și clare – 57%
• O aplicație gratuită pentru IMM-uri – 34%

Autorii consideră că studiul oferă un reper important pentru următoarele etape ale digitalizării fiscale în România și poate ghida atât companiile, cât și autoritățile în pregătirea pentru viitoarele obligații ViDA la nivel european, demers programat pentru perioada 2030 – 2035.

Prezentarea studiului, aici.

Studiul integral, în engleză, aici.

Sursa foto: Alexandra Pandrea

Citiți și:

 Tot ce trebuie să știi despre sistemul e-Factura, prin care se vor emite și prelua facturi electronice, din 1 ianuarie 2024

Învățăturile lui Boloș către contribuabilii săi e-Factura. Care sunt cele trei greșeli care pe care le fac „novicii”. Surpriza de 1 aprilie!